Cazis werkt met een ISO-gecertificeerd agendasysteem voor het maken van reserveringen door gemeenten.
Het systeem zorgt voor een veilige en gestructureerde manier van informatiebeveiliging en toont aan dat vertrouwelijke gegevens zorgvuldig worden beschermd.
Een medewerker van de gemeente die Cazis inschakelt voor fiscale begeleiding kan met een wachtwoord inloggen om voor de cliënt een afspraak te maken in het gecertificeerd agendasysteem.
Gegevens die daarbij worden vastgelegd:
Soort afspraak
Naar wens van de gemeente in te delen.
Datum en tijdstip
Naam van de inwoner van de gemeente
Dat laatste is nodig om te weten wie de afspraak heeft.
Telefoonnummer van de inwoner van de gemeente
Wordt gebruikt om voorafgaand aan de reservering een sms-herinnering te sturen.
E-mailadres van de inwoner van de gemeente
Wordt gebruikt om een bevestiging van de reservering te sturen en enkele dagen voor de reservering een e-mailherinnering te sturen.
Klantnummer van de klant van deze opdracht
Wordt gebruikt voor communicatie, het spreadsheet en de rekening. Zo worden de berichten en overzichten geanonimiseerd in lijn met de AVG.
In het dialoogvenster – voor het maken van een afspraak – staat onder Stap 3 als tweede optie het ingeven van een klantnummer. Vanwege privacy voor haar klanten werkt Cazis met klantnummers.
Het is niet nodig om de naam van de inwoner te vermelden. Maar het maakt de communicatie rond de reservering wel heel erg onpersoonlijk. En het maakt het de consulent lastig te weten of de juiste persoon aan tafel zit.
De inwoner meldt zich bij de balie (gemeentehuis, werkplein, wijkgebouw, …).
De consulent van Cazis controleert of de juiste gesprekspartner aanwezig is.
De inwoner logt zelf in op MijnBelastingdienst via de DigiD-app op zijn of haar eigen telefoon.
De consulent doorloopt samen met de inwoner de relevante formulieren:
• Inkomstenbelasting (eventueel tot 5 jaar terug)
• Toeslagen (actueel jaar en voorgaand jaar tot 1 september van het actuele jaar)
Eventuele aanpassingen worden uitsluitend in overleg met de inwoner gedaan.
De consulent vraagt de inwoner om toestemming voor het indienen van de formulieren die zelf bevestigt dat deze naar waarheid zijn ingevuld (volgens vraagstelling Belastingdienst).
Na het indienen en uitloggen heeft de consulent nooit toegang meer tot de ingevulde gegevens.
Om opnieuw toegang te krijgen, moet de inwoner opnieuw inloggen met zijn/haar DigiD-app.
Bijvoorbeeld - Voor nieuwe verzoeken (brieven) van de Belastingdienst of aanpassingen in de Toeslagen dient een nieuwe afspraak via het agendasysteem gemaakt te worden. De inwoner moet opnieuw inloggen via zijn/haar DigiD-app en de consulent toestemming geven om de formulieren in te zien en eventueel aan te passen.
De consulent maakt aantekeningen in een spreadsheet voor intern gebruik:
• Klantnummer
• Naam van de medewerker van de gemeente
• Eventuele aanpassingen, bijvoorbeeld in het Toetsingsinkomen
• Eventuele opmerkingen
Het spreadsheet (Excelbestand) – per gemeente, per consulent – wordt beveiligd met een afzonderlijk toegestuurd wachtwoord.
Dit spreadsheet wordt met klantnummers:
• Intern gedeeld met de contactpersoon van de gemeente.
• Doorgestuurd naar de financiële afdeling voor de facturatie.
Einde van het jaar
Het ‘oude’ spreadsheet vervalt en er wordt een nieuw (schoon en eventueel aangepast) spreadsheet gebruikt.
Het ‘oude’ spreadsheet wordt door de consulent vernietigd, aangezien het volledige spreadsheet (voor het totale jaar) is overgedragen aan de contactpersoon binnen de gemeente.
Vragen over inwoners die door Cazis zijn geholpen kunnen uitsluitend door gemachtigde personen binnen de gemeente worden gesteld aan de consulent van Cazis.
De consulent kan daarbij alleen de genoteerde gegevens uit het interne spreadsheet delen.
Verdere gegevens zijn niet beschikbaar voor de consulent.
ISO-gecertificeerde informatiebeveiliging boekingssysteem.
Geanonimiseerde gegevensdeling door gebruik te maken van klantnummers.
Inwoner houdt regie over DigiD-inlog, inkomstenbelasting en toeslagen.
Transparante communicatie tussen Cazis, contactpersoon gemeente en inwoner.